Email is eigenlijk heel onpraktisch. Natuurlijk, de komst van e-mail was een enorme doorbraak in zakelijke communicatie. Wie kan zich nog voorstellen dat alles per post en fax ging? Maar handig is het niet. Een paar voorbeelden:

1.  Structuur in je inbox
Heb je ook wel eens geprobeerd om mapjes aan te maken voor alle projecten waar je actief in bent en dan ook nog privemapjes, leveranciers, marketing, hr, … al snel heb je 100 mappen in je mailbox. Het structureren van email is een enorme uitdaging (voor mij in ieder geval).
2. Samenwerken met email
Email is geen tool die samenwerking bevorderd. Simpel voorbeeld van met zn tweeen aan een document werken, met het aantal keer dat iets opgeslagen wordt tussen ( ): Ik werk aan een document (1), en ik mail (2) aan jou mijn versie, die jij ontvangt in je inbox (3), jij bewerkt hem, slaat hem op (4) en mailt hem (5) weer naar mij (6). Zes keer data-opslag.
Waar staat nu de goede versie? De laatste, maar die is alleen voor mij beschikbaar.

Er waren al wat manieren om het leven draaglijker te maken, Google desktop is natuurlijk handig, want als je echt goed kunt zoeken… hoef je ook geen mapjes te maken. En ook online collaboratie instrumenten zoals Basecamp maken het leven makkelijker. Maar het draait in het dagelijks leven toch nog steeds allemaal om e-mail… voor ons tenminste. De jongere generatie noemt e-mail iets voor oude mensen. Communiceren doe je via messengers en social networks, email gebruiken ze alleen om met “ouderen” te communiceren.

Er is een nieuwe tool die claimt email social te maken, XOBNI is de naam – het omgekeerde van INBOX.

“Bill Gates called Xobni the next generation of social networking” (Newsweek)

… dat is niet mis, andere pittige meningen over Xobni in de pers wijzen erop dat er echt iets aan de hand is:

“center the experience around the people one wants to communicate with”
“hands on with XOBNI, make Outlook more productive, social”

Ik heb het nu een maandje in gebruik (dat zegt al heel wat) en ben er redelijk tevreden mee.
Wat doet het?

XOBNI is aan plugin voor outlook die op je email anders organiseert. Het vertrekpunt is de digitale identiteit van de mensen met wie je mailt.

XOBNI betrekt daarbij niet alleen de mails uit je inbox (welke mailhistorie hangt er aan deze persoon) maar ook de mensen die in het mailverkeer betrokken waren. En kijkt naar de profielen van de afzender in diverse social networks zoals LinkedIn en Facebook. 

Hiernaast het beeld dat je ziet wanneer je op een email staat die van mij komt.  Raadsel waarom mijn foto van Facebook wordt gebruikt, terwijl het tabje LinkedIn actief is en de overige info wel uit LinkedIn komt.
Mijn netwerk bestaat uit 3471 mensen! Dat is XOBNI’s definitie: iedereen die ooit in de berichten heeft gestaan waarin ik ook als ontvanger stond.

Dat is vals spelen wellicht want dat matcht niet met mijn definitie van mijn netwerk die gebaseerd is wederzijdse permissie en een 1 op 1 relatie (bij voorkeur met minimaal 1 ontmoeting).  Maar goed, het geeft een beeld!

Als je op iemand anders’ mailadres gaat staan, wat ik om privacy redenen niet zal doen, zie ik dus direct of we al geconnect zijn in LinkedIn en Facebook, en hoeveel connecties iemand heeft. Daaronder een overzicht van alle recentie conversations (emails van en naar) en files exchanged (attachments).

Andere leuke feature is de statistiek. Als ik op een bericht van mijn collega Mardou ga staan in Outlook, zie ik in het XOBNI scherm dat zij nummer 4 is op mijn lijstje van mensen die mij het meest email sturen. Verder ontvang ik iets meer mail dan ik verstuur blijkbaar en dat vooral tussen negen en tien en tussen de middag.

Uitgebreide statistieken geven trouwens nog veel meer inzicht:

Inzicht in mail verkeer, top lijsten van wie je mailt en wie jou mailen, de followup snelheid en andere nuttige informatie.  Het draagt zeker bij om nuttiger gebruik te maken van Outlook. Waarom is Microsoft/Outlook hier zelf niet eerder mee gekomen?

Maakt XOBNI email social?

Als ik nu even terug ga naar de hoofdvraag: maakt dit mijn mail meer social?
Een beetje, ik communiceer graag met direct zicht op de volledige identiteit van mijn contactpersoon. Dat brengt XOBNI goed met zich mee. Daaromheen centreert XOBNI alle informatie die ik via Outlook al kon vinden.
Hoe ziet de toekomst er uit met XOBNI? Met iedere stap die ik zet om mijn netwerken (in dit geval beperkt tot LinkedIn en Facebook) tot volwaardiger communicatie instrument te maken, is de kans groter dat ik straks mijn communicatie niet meer via outlook doe, maar via bijvoorbeeld LinkedIn. Xobni helpt mij om bewust te worden wie van mijn email contacten er wel en wie niet in mijn online netwerken zitten. Als die dekking 100% is, kan ik makkelijker en vaker mijn netwerk profiel als primair communicatiemiddel gebruiken. En dat zou ik wel willen, want met mijn online identiteit kan ik veel meer dan alleen berichtjes versturen en ontvangen.

Wat dat betreft is het best raar dat Outlook Xobni toelaat in haar software. En er zelf nog geen alternatief naast zet. Misschien de Xobni binnenkort van de markt geplukt wordt… door Microsoft?